Vergunning voor evenementen en activiteiten

Op deze pagina vindt u alles over evenementen en activiteiten. U leest hoe u een vergunning moet regelen of toestemming kunt vragen voor het organiseren van een incidenteel of terugkerend evenement, een loterij of het ophangen van een bord of spandoek.

Een evenement is openbaar toegankelijk voor publiek. Bijvoorbeeld een muziekfestival, een carnavalsoptocht, een wielertocht of een straatfeest. Voor het organiseren van een evenement is vaak een evenementenvergunning nodig.

Wanneer heeft u geen vergunning nodig?

U hoeft geen evenementenvergunning aan te vragen als uw evenement kleinschalig is en voldoet aan bepaalde voorwaarden. Een melding is dan voldoende. Dit zijn de voorwaarden:

  • Er zijn niet meer dan 100 personen aanwezig.
  • Het evenement vindt op maandag tot en met zaterdag plaats tussen 10.00 en 24.00 uur of op zondag tussen 13.00 en 24.00 uur.
  • Er staat geen muziek aan voor 7.00 uur of na 24.00 uur.
  • Het evenement vindt niet plaats op een straat, (brom)fietspad of parkeerplaats. Het belemmert het verkeer en de hulpdiensten niet.
  • Er worden alleen kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m² per object.
  • Er is een organisator.
  • De organisator meldt het evenement 8 weken voor de geplande datum.

Aanvragen

Wanneer uw evenement niet aan de hierboven genoemde voorwaarden voldoet, moet u een evenementenvergunning aanvragen. Vul het 'Aanvraagformulier evenementenvergunning' of het 'Meldingsformulier evenementen' in en stuur het naar ons toe. Wilt u het graag vooraf bespreken wanneer u een aanvraag indient? Maak dan een afspraak.

Maak een afspraak

Hoe lang duurt het?

Vergunningaanvragen voor evenementen met (boven)regionale betekenis moeten tenminste 26 weken tevoren worden aangevraagd. Voor vergunningaanvragen voor overwegend lokale evenementen of evenementen waarvoor een verkeersbesluit nodig is, geldt een indieningstermijn van tenminste 12 weken. Een melding moet 8 weken voorafgaand aan het evenement worden gedaan. De doorlooptijd voor een evenementenvergunning is gemiddeld 8 weken.

Sinds 1 juli zijn evenementen weer mogelijk. Wel moet iedereen zich houden aan de regels en richtlijnen.

Regels en richtlijnen

De belangrijkste algemene regel is dat er altijd 1,5 meter onderlinge afstand gehouden moet worden, met uitzondering van gezinnen, kinderen tot 12 jaar (zij hoeven onderling en tot volwassenen geen afstand te houden) en van jongeren tot 18 jaar (zij hoeven onderling geen afstand te houden, wel tot volwassenen)

Voor het organiseren van evenementen en bijeenkomsten geldt dat u :

  • maatregelen treft om de bezoekersstromen te scheiden;
  • hygiënemaatregelen treft om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan;
  • maatregelen treft waardoor de aanwezigen ten alle tijden 1,5 meter afstand tot elkaar kunnen houden;
  • ervoor zorgt dat de aanwezigen van uw evenement zich houden aan de regels en richtlijnen.

Per type evenement zijn er nog speciale voorwaarden en regels gesteld.

Regels evenementen binnen

Voor het organiseren van evenementen binnen geldt; 

  • maximaal 100 personen per ruimte met een vaste zitplaats (excl. personeel);
  • geen maximum bij gebruik van vaste zitplaatsen, reservering en gezondheidscheck vooraf;
  • in binnenruimtes met doorstroom geldt geen maximum. Hierbij moet u zich wel aan de algemene maatregelen houden waaronder de 1,5 meter afstand.

Een tent die aan twee of meer zijden gesloten is, valt onder een evenement binnen.

Regels evenementen buiten

Voor het organiseren van evenementen buiten geldt;

  • Bij meer dan 250 personen geldt dat de bezoekers gebruik moeten maken van een vaste zitplaats, reservering en een gezondheidscheck vooraf. Onder de 250 personen is dit losgelaten.
  • geen maximum bij gebruik van vaste zitplaats, reservering en gezondheidscheck vooraf.
  • geen maximum voor buitenevenementen met doorstroom van bezoekers. Hierbij moet u denken aan een rommelmarkt, braderie of kermis. U draagt wel zorg dat bezoekers 1,5 meter afstand houden.

Het COVID-19 plan

Naast de gebruikelijke documenten zoals een draaiboek, plattegronden en een eventueel veiligheidsplan, voegt u nu ook een COVID-19 plan toe aan uw melding of aanvraag. Hierin legt u uit welke maatregelen u gaat nemen. U vindt het COVID-19 plan onderaan op deze pagina. 

Wie is verantwoordelijk voor het naleven van de regels?

  1. Het toezicht en de naleving van de geldende maatregelen en de vergunningsvoorschriften ligt in eerste instantie bij de organisator.  
  2. Toezicht en handhaving vanuit de gemeente gebeurt alleen bij evenementen waar we denken dat het nodig is op basis van de risico's (veiligheid, gezondheid en/of overlast); 
      • Bij mogelijke risico's bezoeken handhavers uw evenement (meerdere keren). Dat doen we niet om alle kleine overtredingen van de 1,5 meter regel te zien en direct boetes uit te delen. We snappen dat het moeilijk is om dit goed te organiseren en daar hebben we begrip voor. We gaan dus altijd met u in gesprek. Samen kijken we wat we kunnen doen om de situatie te verbeteren. U als organisator bent daarbij aan zet om maatregelen te treffen. 
      • Bij ernstige overtredingen van 1,5 meter kunnen we niet wegkijken. De gemeente heeft een verantwoordelijkheid naar de rest van de samenleving. Dus we treden handhavend op als we het gevoel krijgen dat de situatie niet goed geregeld is of als u als organisator onvoldoende doet om het evenement in goede banen te leiden. Dat kan in de vorm van boetes, het intrekken van de vergunning of zelfs het stilleggen van uw evenement op dat moment. De beste manier om dit te voorkomen is met het maken van een goed plan. 

 

Acht keer per kalenderjaar mag u voor uw bedrijf of vereniging een festiviteit organiseren waarbij u meer geluid verwacht. Bijvoorbeeld een muziekoptreden bij een café, een personeelsfeest of een feestavond na afloop van een toernooi bij uw sportvereniging. 

Aanvragen 

U moet een festiviteit uiterlijk twee weken voor aanvang bij ons melden. U kunt dit melden via het digitale formulier.

Online doorgeven

Bij een loterij worden loten verkocht en maken deelnemers kans op prijzen. U mag alleen een loterij organiseren als u hiervoor een vergunning heeft. Deze moet u aanvragen.

Alleen stichtingen, verenigingen en instellingen kunnen een loterijvergunning aanvragen. De opbrengst moet bestemd zijn voor een algemeen goed doel, zoals het renoveren van een clubgebouw of bijvoorbeeld het aanschaffen van muziekinstrumenten voor een vereniging. Prijzen en premies mogen in totaal maximaal € 4.500,00,- bedragen. Is het meer? dan moet de vergunning worden aangevraagd bij de Kansspelautoriteit.

Aanvragen

Vraag uw vergunning acht weken van tevoren schriftelijk aan. Vermeld hierbij de plaats, periode en het doel van de opbrengst. Geef daarnaast ook aan hoeveel loten u wilt verkopen, het prijzengeld en de geldwaarde van de hoogste prijs. Ook als de prijzen worden gesponsord.

Binnen acht weken nemen we een beslissing op uw aanvraag. We kunnen deze termijn een keer verlengen. 

Opbrengst

Van de opbrengst van de loten moet minstens 50% worden afgedragen aan het goede doel, ook als de opbrengst lager is dan verwacht en de kosten voor het houden van de loterij hoger zijn dan 50% van de opbrengst.

Bij bepaalde evenementen of activiteiten moeten tijdelijk spandoeken of borden worden geplaatst. Voor extra aandacht of om een veiliger situatie te creëren.

Online aanvragen

Voorwaarden

Niet op elke plaats binnen de gemeente Geertruidenberg mag u een bord of spandoek plaatsen. Wilt u zelf een bord of spandoek plaatsen? Vraag dit dan aan via het digitale formulier. U ziet dan ook waar de locaties zijn. 

De borden en spandoeken moeten van goede kwaliteit zijn en mogen geen gevaar of hinder opleveren voor anderen. De borden mogen een afmeting van maximaal 118,9 cm x 84,1 cm (A0-formaat) hebben en de spandoeken een afmeting van 600 cm x 80 cm.

Als u een evenementenvergunning aanvraagt, dan hoeft u niet apart nog een vergunning aan te vragen om spandoeken op te hangen of borden te plaatsen. U kunt dit namelijk aangeven in de aanvraag voor de evenementenvergunning.

Agenda

Per locatie mogen maximaal twee borden en twee spandoeken worden opgehangen of geplaatst. In de bezettingsagenda hieronder kunt u zien of er nog mogelijkheden zijn om uw bord of spandoek te plaatsen.

Vanwege het coronavirus moet u aan kunnen tonen op welke manier er invulling wordt gegeven aan de algemene regels (noodverordening). Net als voor andere risico’s moet er beschreven staan welke maatregelen worden getroffen om het risico tot een aanvaardbaar niveau te brengen. Een complete vergunningsaanvraag bevat dus ook een COVID-19 plan. Dit geldt zowel voor meldingsplichtige- en vergunningsplichtige evenementen.

Afhankelijk van het evenement kan dit een compleet draaiboek zijn of een paragraaf. Vanuit diverse brancheorganisaties zijn hiervoor (landelijke) protocollen ontwikkeld. Deze kunt u raadplegen via Alliantie van Evenementenbouwers en Rijksoverheid, of bij de diverse brancheorganisaties. Omdat de ontwikkelingen op dit gebied zeer snel gaan, adviseren we u de protocollen via internet te raadplegen.

In het plan moet minimaal beschreven staan:

  1. Hoe heeft u het evenemententerrein ingericht/ hoe zorgt u ervoor dat bezoekers/deelnemers te allen tijde 1,5 meter afstand kunnen houden?
  2. Hoeveel bezoekers komen er naar uw evenement? Hoe beheerst u het aantal mensen dat naar uw evenement komt?
  3. Hoe wordt er gezorgd dat bezoekers/deelnemersstromen elkaar niet kruisen en de afstand bewaard kan blijven?
  4. Welke maatregelen treft u bij de sanitaire voorzieningen, bars en andere activiteiten op het terrein?
  5. Welke hygiëne maatregelen worden er getroffen?
  6. Als er zitplaatsen zijn, hoe wordt er gezorgd dat bezoekers daar op een goede manier komen en blijven?
  7. Wat is de doelgroep van uw evenement? Betreft het een evenement met risicogroepen of een doelgroep waarbij er kans is op het niet in acht nemen van de basisregels. Het gaat hierbij ook om het te verwachte gedrag van de bezoekers.
  8. Op welke manier zijn de bezoekers (achteraf) te herleiden waar ze vandaan komen? 
  9. Hoe informeert u bezoekers voor, tijdens en na afloop van het evenement over de risico’s en eventuele gevolgen van het coronavirus?
  10. Bij evenementen buiten dient u na te denken welke maatregelen u treft bij een slecht weer scenario. Hierbij moet u denken aan voldoende beschutte plaatsen.

Beschrijf in uw plan niet alleen de maatregelen die u treft tijdens het evenement, maar kijk ook goed naar de instroom- en uitstroom van de bezoekers.